Les prestations intellectuelles constituent bien souvent pour l’acheteur un monde à part, avec autant de contraintes et de spécificités qu’il y a de missions. Patrick, consultant & formateur achats, décrypte les secrets d’un achat réussi…

Que recouvre exactement le terme prestations intellectuelles ?

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Il n’y a pas de définition très précise car le champ est très vaste. On peut simplement dire qu’une prestation est intellectuelle dès lors que la part de réflexion est supérieure à la part de service. Elle est caractérisée par l’immatérialité et fait appel à la créativité et à l’imagination humaine. Les prestations intellectuelles recouvrent donc le conseil sous toutes ses formes (management, juridique…), mais aussi l’ingénierie, les études, le développement informatique, la formation, le graphisme.... On estime que les prestations intellectuelles représentent environ 5 % du montant total des achats.

Quelles sont les spécificités de l’achat de prestations intellectuelles ?

Les prestations intellectuelles faisant essentiellement appel aux ressources humaines, le client démarre bien souvent en signant un chèque en blanc. Les leviers de contrôle sont en effet plus délicats à mettre en place que sur une prestation de services classique. Il est également souvent très difficile de définir des obligations de résultats et de mesurer ces derniers à l’issue de la prestation. Si l’on prend l’exemple d’une campagne de publicité, son impact sur les ventes n’est jamais facile à déterminer. La propriété des moyens et des résultats peut aussi poser problème. Prenons le cas d’une étude de marché où le prestataire élabore le panel d’échantillonnage. L’acheteur a intérêt à s’assurer que le panel et les résultats de l’étude appartiennent bien à son entreprise, pas au fournisseur. Les prestations intellectuelles s’accompagnent enfin souvent d’une grande dépendance du client envers le prestataire. Si les équipes de ce dernier changent, il faut s’assurer de sa capacité à pouvoir continuer la mission.

Comment se protéger contre ces contraintes liées à l’achat de prestations intellectuelles ?

Comme dans toute prestation, il faut d’abord bien verrouiller le cahier des charges en y incluant si possible des objectifs précis de résultat (Exemple : 80 % des bugs solutionnés en moins de 24 heures…), et en allotissant la prestation. Jalonner le projet avec des rendez-vous d’étape permet de mieux suivre l’évolution des travaux et d’effectuer des validations intermédiaires.
Les modalités de ce suivi (mise en place d’un comité de pilotage, tenue de réunions hebdomadaires ou mensuelles…) doivent être spécifiées noir sur blanc. Il faut aussi être très précis sur les attendus et les livrables. Vous imposerez ainsi un cadre et des obligations au fournisseur et éviterez les débordements liés aux imprévus, souvent source de conflits. Les prestations intellectuelles génèrent en effet beaucoup de co-construction et d’interactions. Après le dépouillement des propositions techniques sur dossier, il est primordial d’auditionner les prestataires présélectionnés. Cet entretien ne doit pas se limiter à quelques questions sur les offres. Il doit aussi vous éclairer sur la compréhension et la vision du projet des candidats, l’équipe qui sera mise en place… Il vous permettra également de jauger la conviction, la motivation et la technicité de chacun… L’expérience montre qu’il n’y a pas toujours adéquation entre la proposition écrite et l’audition orale.

Quels sont les critères de choix à retenir ?

L’approche est globalement la même que pour une prestation traditionnelle. Il faut surtout s’assurer que le prestataire aura la capacité technique à réaliser la mission et à déployer l’équipe adéquate. Cette dimension est primordiale, notamment sur les grands projets. L’effet prix est également déterminant. Un prestataire qui met à disposition 50 personnes sur un projet sera plus cher que son concurrent qui en met 45. A l’acheteur de déterminer si la ressource n’est pas surdimensionnée, ou au contraire sous-dimensionnée. Celui-ci a également intérêt à exiger la décomposition des tarifs. Pendant longtemps, les prestataires se sont contentés de vendre des profils (journée d’analyste-programmeur, journée de développeur…). Aujourd’hui, on essaie plutôt de savoir combien un développeur effectuera de tâches simples ou complexes dans une journée, une semaine… Plus les tarifs seront détaillés, mieux vous maîtriserez les coûts.

Quels sont les leviers de négociation lors de l’achat d’une prestation intellectuelle ?

Le prix est le levier de négociation le plus souvent utilisé. Mais attention, comme l’acheteur ne peut pas toujours se border avec des obligations de résultat, il a tendance à serrer les prix. C’est prendre un risque de dérapage sur la qualité. Il faut donc trouver le juste équilibre qui va permettre au prestataire de réaliser sa mission dans de bonnes conditions. La maîtrise des frais de déplacement, qui représentent parfois des sommes importantes, et les profils qui travailleront sur le projet, sont deux autres points que l’on peut négocier.