Il m'est arrivé très souvent au cours de mes missions d'être amené à assister à des réunions commerciales, quelqu'en soit le motif et l'objectif.

Bien souvent préparer rapidement, ou bien sans préparation aucune, ennuyeuses, soporifiques, elles ne menaient à rien, sauf à décourager un peu plus, sauf à figer les positions.

Maintes fois, j'ai dû rappeler ces quelques régles essentielles aux managers d'équipe, au besoin, y travailler avec eux.

1. Se demander si la réunion est indispensable; peut on faire autrement?
2. Se demander qui doit être à cette réunion ; quels participants et peut être 1 ou 2 contradicteurs, un chef de service d’un autre département, un fournisseur, …
3. Réserver à l’avance la salle et le matériel; autant de chaises autour de la table que de participants, le minimum!
4. S’assurer à l’avance du bon fonctionnement du matériel; vidéo-projecteur, informatique, micro,...
5. Voir la salle; fonction de l’objectif et des participants ; disposition du bureau, des chaises, éclairage, acoustique, confort général.
6. Etre clair sur les horaires début et fin de réunion
7. Préparer la réunion ; envoi d’un ordre du jour, la préparation des documents
8. Démarrer à l’heure prévue; les retardataires liront le compte rendu .... et feront attention d'être à l'heure à la prochaine réunion.
9. Respecter les sujets de l’ordre du jour ; les autres sujets abordés feront l’objet d’une autre réunion
10. Attribuer des rôles tournants aux participants, à chaque réunion ; animateur sur un sujet, scribe, …
11. Faire un tour de table en fin de réunion ; également, dès lors qu’un consensus ou bien une décision est prise.
12. S’interroger sur les éléments de réussite de la réunion et les points à améliorer
13. Diffuser un compte rendu ; éventuellement, un plan d’action pour chaque participant
14. Faire un suivi du plan d’action.

Bonne chance

Eric de la Taille

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