Il m'est arrivé très souvent au cours de mes missions d'être amené à assister à des réunions commerciales, quelqu'en soit le motif et l'objectif.

Bien souvent préparer rapidement, ou bien sans préparation aucune, ennuyeuses, soporifiques, elles ne menaient à rien, sauf à décourager un peu plus, sauf à figer les positions.

Maintes fois, j'ai dû rappeler ces quelques régles essentielles aux managers d'équipe, au besoin, y travailler avec eux.

1. Se demander si la réunion est indispensable; peut on faire autrement?
2. Se demander qui doit être à cette réunion ; quels participants et peut être 1 ou 2 contradicteurs, un chef de service d’un autre département, un fournisseur, …
3. Réserver à l’avance la salle et le matériel; autant de chaises autour de la table que de participants, le minimum!
4. S’assurer à l’avance du bon fonctionnement du matériel; vidéo-projecteur, informatique, micro,...
5. Voir la salle; fonction de l’objectif et des participants ; disposition du bureau, des chaises, éclairage, acoustique, confort général.
6. Etre clair sur les horaires début et fin de réunion
7. Préparer la réunion ; envoi d’un ordre du jour, la préparation des documents
8. Démarrer à l’heure prévue; les retardataires liront le compte rendu .... et feront attention d'être à l'heure à la prochaine réunion.
9. Respecter les sujets de l’ordre du jour ; les autres sujets abordés feront l’objet d’une autre réunion
10. Attribuer des rôles tournants aux participants, à chaque réunion ; animateur sur un sujet, scribe, …
11. Faire un tour de table en fin de réunion ; également, dès lors qu’un consensus ou bien une décision est prise.
12. S’interroger sur les éléments de réussite de la réunion et les points à améliorer
13. Diffuser un compte rendu ; éventuellement, un plan d’action pour chaque participant
14. Faire un suivi du plan d’action.

Bonne chance

Eric de la Taille

Si vous souhaitez être accompagné dans vos réunions, être plus éfficace, prenez conseil.